3 Pasos para Crear y Organizar un Evento Usando Facebook

Mar 25 2010 @ 01:18pm
Por: Jose Pasayes
Publicado en: Internet
Algunas personas se preguntan si todo esto de las redes sociales nos está haciendo en realidad más sociables - tan solo nos sentamos en frente de nuestra computadoras, después de todo. Pero Facebook, la red social más grande del mundo, alberga más de 3 millones de eventos cada mes. Y estos eventos que ocurren offline, varían en tamaño desde pequeñas reuniones de amigos, a picnics de compañías, hasta enormes protestas políticas.

En el pasado, hacer correr la voz acerca de algún evento, aún si esto implicaba invitar a tus amigos más cercanos, significaba bastante trabajo con eso de conseguir el teléfono o las direcciones de correo electrónico para hacer las invitaciones individualmente, coordinar quiénes asistirían o incluso hacer llegar hojas volantes. Facebook, sin embargo, te permite crear rápido un evento, invitar gente y luego hacer correr la voz sobre el evento de forma viral más allá de tu red de contactos (si escoges hacerlo así). Esta guía te mostrará la forma exitosa de crear un evento en Facebook.

Crear un Evento


Los eventos en Facebook son administrados por una aplicacion que está instalada por defecto y no puede ser removida (así que cualquiera la tiene instalada). La mejor manera de buscar eventos haciendo click en \"Eventos\" en la columna derecha de la página de Inicio, la otra forma, es hacer uso del buscador interno de Facebook y escribir \"Eventos\".



En la página de eventos, puedes ver los eventos por ocurrir a los cuales has sido invitado (o que estás organizando), eventos que tus amigos están asistiendo, eventos pasados y una lista de los cumpleaños de tus amistades. Para comenzar un evento, haz click en el botón de \"Crear un Evento\".

Se te pedirá que introduzcas un nombre y ubicación del evento, así como una hora de inicio y fin. Opcionalmente, puedes agregar una etiqueta al evento (un sub-título que es mostrado en letras pequeñas debajo del nombre del evento), y una dirección (ten cuidado de escribir tu dirección si el evento es abierto). La parte más importante del primer paso es configurar tus opciones de privacidad para el evento. Tienes tres opciones:

Abierto

Son aquellos eventos que pueden ser vistos por cualquiera y cualquiera puede reservar o invitar a otros a asistir, sin importar si han sido invitados o no.

Cerrado

Cualquiera puede darse cuenta de la existencia de un evento cerrado, pero los detalles del evento solo se pueden conocer por aquellos que han sido invitados y solo ellos pueden reservar su asistencia. Los invitados pueden solicitar invitaciones.

Secreto

Los eventos secretos solo son vistos por aquellos que han sido invitados (así que no se mostrarán en las actualizaciones de aquellos que están asistiendo) y solo aquellos que han sido invitados pueden reservar. Esta es probablemente una buena idea si estás planeando una fiesta sorpresa.

Luego de que hayas configurado la logística de tu evento, se te pedirá que brindes más detalles. Esto incluye una foto, categoría y descripción, así como reglas importantes acerca de lo que los invitados pueden hacer en la página del evento. Estos detalles son opcionales (aunque algunos son seleccionados por defecto, así que es una buena idea revisarlos).

Habilitar Muro del Evento - Esta opción añade un muro a la página de tu evento. Es una buena idea incluir un muro de mensajes si quieres que la gente pueda publicar sus razones por las cuales puede o no puede asistir al evento, o hacer preguntas.

Habilita fotos, videos y enlaces del evento - Puedes permitir que la gente publique fotos, videos y enlaces en la página de tu evento. Esto es ideal para ciertas clases de eventos, tales como fotos de referencias cómo encontrar la dirección del lugar del evento, o publicar enlaces a artículos sobre un tema para un encuentro politico, o videos de una banda para un concierto específico. Puedes restringir la habilidad de publicar estas cosas nada más para los administradores únicamente.

Permite a los invitados llevar sus amistades al evento - Esto alterna un mensaje sobre si tus invitados pueden llevar o no a sus amistades.

Muestra la Lista de Invitados - Puedes alternar entre si mostrar la lista de invitados o no, o solo mostrarla a los invitados que asistirán al evento.

Puedes saltarte este paso y proceder mejor a la página de tu evento o ir al paso final, el cual consiste en invitar a tus amistades. Puedes invitar un número ilimitado de personas, pero solo puedes invitar 100 personas a la vez. Cuando invitas a tus amistades puedes incluiar un mensaje personal, lo cual es una buena idea.

Sin el mensaje peronsal, tus amistades recibirán una invitación por email (asumiendo que tienen configurada esta aplicación para que les envíe notificaciones para nuevos eventos (este es el comportamiento habitual)) que dice nade más, "(Tu Nombre) te ha invitado para (Nombre del Evento) el día (Fecha) a las (Hora)". Estos emails no son muy invitadores que se diga. Al incluir una nota, puedes añadir información extra acerca de que se trata tu evento y por qué la gente debería de asistir.

Puedes cambiar cualquiera de los detalles de tu evento después y puedes invitar a más gente luego. Sin embargo, si alguien ha declinado una invitación, no podrás invitar a esta persona de nuevo.

Administrar y Promover tu Evento

Una vez tu evento esté activo, tienes dos opciones: dejarlo estancado y esperar que la gente asista, o involucrarte en la promoción y administración. Para cualquier tipo de evento, sea una reunión con tus amistades, esta última opción es usualmente la mejor.

Si tu evento es abierto y permite a los invitados llevar a otros al evento, deberías promover ese comportamiento si quieres que se corra la voz sobre el evento de forma viral. Envía invitaciones a aquellos que han confirmado su asistencia para que ayuden a correr la voz (puedes enviarles mensajes a tus invitados haciendo click en la opción "Enviar Mensaje a Invitados" que se encuentra justo debajo de la foto en la página del evento. También puedes enviar mensajes específicos a aquellos que no han respondido a la invitación o aquellos que han indicado que tal vez podría asistir para que confirmen su asistencia. Para los eventos abiertos, los invitados pueden hacer click en la opción del botón "Compartir", para compartir el enlace del evento en su página de actualizaciones de perfil o enviar un mensaje a sus amistades.



Además puedes usar la opción de mensajes para pasar toda la información acerca del evento, tales como los cambios de planes, las reglas o información adicional acerca del invitado de honor, etc. Pero no te excedas, nadie quiere asistir a un evento que los esta "spameando". (También es de notar que los eventos con más de 5,000 invitados pierden la habilidad de enviar mensajes masivos - así que tendrás que usar el muro y la descripción del evento para comunicarte y los administradores de páginas no verán la opción de enviar mensajes para aquellos eventos patrocinados por las Páginas sde fans - tendrán que agregar administradores del evento para poder mensajear a los invitados).

Recuerda monitorear la página de tu evento regularmente para dar seguimiento de las publicaciones en el muro y responder a las preguntas.

Los eventos también tienen la opción de comprar publicidad en Facebook para promoverse. Haz click en "Promover Evento con un Anuncio" debajo de la foto en la página del evento para acceder al área de publicidad en Facebook.



Si estás organizando un evento que requiere reservacion, Facebook te permite imprimir una lista de invitados (el enlace para esta opción está debajo de la foto en la página del evento). También puedes hacer que Facebook incluya las fotos de perfil de los asistentes en la lista imprimible, así que quien sea que administre la puerta en tu evento pueda asegurarse que solos los que confirmaron su asistencia puedan entrar.

También puedes cancelar un evento - una acción que no puede ser retractada una vez es seleccionada. Facebook te permite opcionalmente añadir una nota para todos los invitados con las razones por las cuales el evento fue cancelado.

Vender Entradas

La aplicación para Eventos de Facebook tiene dos inconvenientes evidentes. El primero, es que no tiene soporte para eventos recurrentes, desafortunadamente no hay arreglo sencillo para esto, lo que quiere decir que Facebook es un medio de poca calidad para hacer correr la voz sobre una reunión semanal, mensual. Sin embargo, si no tienes problema en volver a crear los detalles del vento, puedes facilitarte la vida creando una lista especial de amigos que son asistentes regulares de tu evento. De ese modo, cuando sea que llegues al paso de "invitar amigos" al crear tu evento, puedas filtrar tu lista especial para eventos y luego seleccionarlos a todos para que asistan en un solo click.

El segundo inconveniente de los Eventos de Facebook es que no tiene soporte para la venta de entradas. Eso tiene solución gracias a la integración de Facebook Connect con Eventbrite.



Eventbrite es una de las formas más populares para promover tu evento y vender entradas online, y ofrecen una forma inteligente para conectar tus eventos a Facebook, agregándolos automáticamente a la aplicación de Eventos de Facebook e invitar a tus amistades. Aunque la capacidad de vender entradas no esta integrada nativamente en la página de Eventos de Facebook, Eventbrite incluirá un enlace a la página de venta de entradas en la descripción del evento y un enlace a "Order Tickets" en la sección de noticias sobre tu evento.

Otras, opciones similares, son las aplicaciones para Facebook como Ticketing. Ambas opciones te permiten configurar la venta de entradas para tu evento y crear una página especial para comprar entradas que puedes enviar a tus invitados.

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