El pasado 1 de octubre, entramos oficialmente en la recta final del año. Esto significa que el 2026, con todas las novedades laborales que trae consigo, está más cerca. Ahora mismo, en España, más de 2 millones de pymes continúan en pie. La mayoría pertenece al sector terciario (servicios), utilizan ordenadores (99,58 %), tienen conexión a Internet (99,13 %), cuentan con página web propia (81,83 %) y se mueven en las redes sociales (64,70 %). Además, el INE también señala que casi una tercera parte de las empresas con más de 10 trabajadores se han sumado al carro del e-commerce.
De ahora en adelante, esta digitalización empresarial cobrará aún más empuje con los softwares de control de presencias que el Gobierno de España espera que todos los negocios (sin excepción) implementen para, entre otros fines, garantizar el cumplimiento de la nueva jornada laboral y la accesibilidad a los registros por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Las empresas dicen adiós a fichar en papel
El pasado mes de septiembre, tres partidos políticos expresaron su desacuerdo con la nueva propuesta de Yolanda Díaz para reducir la jornada laboral a 37,5 h/semana (de momento, el máximo está en 40 horas). Con todo y con eso, aunque la normativa no salió adelante en el Consejo de Ministros, la idea es continuar con ella, con el control digital del horario y con las sanciones de hasta 10.000 euros por empleado para aquellas empresas que no registren la jornada de su plantilla siguiendo las nuevas pautas.
Tal es la intención de establecer un control digital del horario y una reducción en la jornada que las empresas tienen hasta el 31 de diciembre de este año para ajustar sus convenios colectivos a las 37,5 h/semana propuestas. Un software de gestión de tiempo para empresas como el de Cegid, que integra el control horario, permitiría incluir en tiempo real el instante en el que el empleado inicia su jornada y el momento en el que la finaliza. Registrar esta información automáticamente ahorra tiempo, evita errores y posibilita el acceso y la consulta de los registros a distancia. Los propios empleados, los delegados de personal, los empresarios y la ITSS podrán visualizar la información recogida por el programa informático utilizado.
¿A qué trabajadores afecta el control digital?
El control digital del horario registrará automáticamente la jornada laboral de los empleados incluidos en el primer artículo del Estatuto de los Trabajadores, una normativa legal cuya última actualización data de julio de este 2025. En líneas generales, repercute entra en los empleados que prestan sus servicios voluntariamente y a cambio de una compensación económica (salario) a un empleador o empresario que, a su vez, puede adoptar una forma física o jurídica (sociedades limitadas, por ejemplo). En definitiva, atañe a los trabajadores por cuenta ajena.Hoy día, los softwares de control horario se ofrecen bajo la modalidad SaaS. De este modo, la empresa que adquiere el programa informático lo consigue mediante suscripción. Dicho de otra forma, no compra el software físico, sino que realiza una suscripción mensual o anual para poder utilizar sus funciones. Una vez se publique la ley del control digital horario, sus medidas entrarán en vigor justo al día siguiente de su aparición en el BOE. En el caso concreto del registro digital, las empresas dispondrán de 6 meses para comenzar a controlar el horario de sus empleados con softwares como el de Cegid.
Ventajas de utilizar un software para controlar el horario
Los softwares de este tipo son compatibles con otros programas informáticos instalados en la empresa. Aparte de la función principal de registrar la jornada, también ofrece unas prestaciones adicionales muy útiles. El empresario podrá planificar los turnos de trabajo de los empleados para evitar solapamientos, conseguir informes donde conste la productividad de cada trabajador y organizar las vacaciones de la plantilla estratégicamente (para que el tiempo de ocio que necesitan sus trabajadores no paralice al completo el negocio).En cuanto a los beneficios propiamente dichos, el programa informático consigue:
- Mejorar la organización de la empresa. Las herramientas digitales integradas en el software facilitan la búsqueda de los registros de jornada que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podría solicitar en un momento dado.
- Disminuir la cantidad de papel que se utiliza en las gestiones de las empresas. Según el Gobierno actual, la transición ecológica para reducir el impacto en el medioambiente es uno de los cuatro motivos por los que se fomenta el registro digital de la jornada.
- Agilizar la comunicación con los empleados, con otros departamentos de la empresa y con los organismos públicos, pues todo se gestiona de manera digital (sin la necesidad de imprimir, enviar documentación por correo certificado o escanear registros antes de mandarlos por e-mail).
- Monitorizar el número de horas realizadas por cada empleado, para no sobrepasar el máximo establecido y para identificar las horas extraordinarias automáticamente. Así, la empresa podrá cumplir con su pago o compensar las horas extras con tiempo de descanso. Ambas modalidades están disponibles, aunque se habrá de especificar cuál de las dos se aplicará para cada empleado.
Complementar el control horario con un canal de denuncias
Los whistle-blowers no son denunciantes sin más, a secas, sino ciudadanos que emiten una alerta sobre prácticas ilegales en empresas y, en general, en cualquier organización privada o pública. Igual que se pretende establecer un control digital obligatorio para la jornada laboral, también se anima a instalar un software de canal de denuncias obligatorio que combine dos características clave: la confidencialidad y la trazabilidad. Esto significa que el programa debe garantizar la privacidad de los datos personales del empleado que denuncia, a la par que también permite rastrear los pasos que se han tomado en cada instante del proceso de denuncia.Asimismo, este tipo de soluciones informáticas también registran las respuestas que la empresa ofrece al empleado denunciante. Para garantizar la intimidad del trabajador, sus datos se encriptan. Según indica Cegid, la obligatoriedad del canal de denuncias varía de unos países a otros. Esta compañía, cuya sede principal se encuentra en Francia, señala cómo la Directiva de la Unión Europea obliga a contar con un canal de este tipo a las empresas con más de 50 empleados o con un volumen superior a 10 millones de euros anuales.En nuestro país, la ley vinculada al canal de denuncias y su obligatoriedad es la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
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